メールを書くとはどういうことか。それはメールを届けることで、メールの届け先の人に影響を与えて、その人の気持ちを変える、あるいは、気持ちを変えて行動を変えるということです。
それ以外にメールを送るケースってあるかなぁ、と考えてみましたが、やっぱりそれ以外にはあり得ません。
何のためにメールを送るのか？それはやはり、相手を動かすためです。
これは山田ズーニーさんの本に書かれていたことですが、「メールは機能文、何らかの使命を持って送られる」のようなことが書かれていて、なるほどなぁ～ととても感心したことがあります。
そうであるなら、自分の書くメールはその役割を果たしているのか？そんなことを考えてメールを送らないといけませんね。できていますか？
私は最近とても意識しています。意識してみると、メールで人を動かすことと、Web上で人を動かして、問い合わせをしてもらうことは、とても似ているなぁと思います。
Webと違うのは、メールの場合は特定の人に向けて出すので、読まれる可能性が高いでしょうが、だからといって、こちらが意図したように感じてくれるか、動いてくれるかは分かりません。やはり、書き方が重要になります。
また、メールの場合は相手が特定されているので、相手のことを想像しやすいというのがありますので、その分は書きやすいはずです。
相手の気持ちを想像しながら、どんな気持ちで読んでくれるか、どんな気持ちに変わるかを想像しながら書くようにしましょう。